Com es regularitzen correctament les retencions de l’IRPF en l’últim trimestre de l’any

L’últim trimestre de l’any comporta una regla especial en la regularització de les retencions d’IRPF. Encara que durant la resta de l’any existeix una certa flexibilitat, d’octubre a desembre tot canvia. Aquesta circular resumeix què ha de revisar l’empresa.

---

Amb el tancament de l’exercici fiscal s’acumulen tasques, càlculs i revisions, i entre elles apareix una obligació que sovint passa desapercebuda: la regularització de les retencions d’IRPF. Encara que es tracta d’un procediment rutinari, la seva aplicació canvia en els mesos finals de l’any, i convé recordar-ho per a evitar errors que puguin derivar en requeriments o discrepàncies amb l’AEAT.

A continuació li expliquem, de forma ordenada i pràctica, què ha de revisar l’empresa i quines regles apliquen en l’últim trimestre.

1. Com es calcula inicialment la retenció del treballador

El tipus de retenció no es decideix “una vegada i ja està”. L’empresa l’ha de calcular en dos moments essencials:

1. Quan el treballador s’incorpora, i
2. A l’inici de cada any.

Aquest càlcul parteix de dos elements:

• Les retribucions previsibles, i
• Les circumstàncies personals i familiars de l’empleat (model 145).

Retribucions previstes: com estimar-les correctament

El càlcul exigeix una certa prudència i sentit comú:

• Si no es preveu un canvi rellevant, es prenen com a referència les variables de l’any anterior (comissions, primes, hores extres…).
• Si hi ha informació objectiva que demostra que el variable serà diferent, cal ajustar la previsió.

Alguns exemples ajuden:

• Si un comercial ha signat un client clau i això implica més comissions, el càlcul s’ha d’adaptar.
• Si una prima pagada el 2024 respon a un projecte puntual no repetible, no s’ha d’arrossegar al nou any.

Atenció. Un error freqüent és utilitzar les variables de l’any anterior sense valorar si realment es repetiran. Això pot generar tipus incorrectes i posteriors regularitzacions forçoses.

2. Importància del model 145 i efectes de la seva absència o error

L’empleat ha de comunicar les seves circumstàncies mitjançant el model 145. Si no el lliura, l’empresa ha d’aplicar-li el tipus com si fos solter i sense càrregues.

Si el model conté dades falses o incompletes per a reduir la retenció, Hisenda no sanciona l’empresa, sinó el treballador.

• Atenció. Desi sempre els models 145 lliurats pels empleats; són l’única prova que el tipus aplicat era el correcte segons la informació facilitada.

3. Canvis durant l’any: quan ha de regularitzar l’empresa

En la pràctica, les circumstàncies canvien amb més freqüència del que sembla: naixements, augments salarials, noves fonts d’ingressos del cònjuge, ampliacions de jornada, reduccions, noves retribucions variables, etc.

Regla general

• Si el canvi depèn de l’empresa (pujada salarial, ascens, prima, noves variables), la regularització s’ha d’aplicar immediatament, des del moment en què la variació es produeix.
• Si el canvi afecta la situació personal del treballador, la retenció s’ajusta des que presenta el model 145 (sempre que ho faci almenys cinc dies abans de preparar nòmines).

Obligació de comunicar – i quan no existeix tal obligació

Si el canvi redueix la retenció (per exemple, naixement d’un fill), el treballador no té obligació de comunicar-lo.

Si el canvi incrementa la retenció (el cònjuge comença a treballar, un ascendent deixa de complir els requisits, etc.), llavors sí que està obligat a informar l’empresa.

• Atenció. Si l’empresa coneix una dada que incrementa la retenció i no l’aplica, la responsabilitat passa a ser compartida: Hisenda considerarà incorrecta la retenció i podrà reclamar diferències.

4. Regularització trimestral o mensual: la regla especial de l’últim trimestre

Aquest és el punt on més errors es produeixen. La norma permet una certa flexibilitat només durant els primers nou mesos de l’any:

• Canvis entre gener i setembre → l’empresa pot regularitzar trimestralment a l’abril, juliol i octubre.

Exemple: un empleat presenta un nou model 145 a l’agost; l’empresa pot esperar i aplicar el nou tipus a partir de la nòmina d’octubre.

Però en l’últim trimestre la regla canvia completament:

D’octubre a desembre, la regularització ha de ser mensual.

• No és opcional.
• No es pot esperar al tancament del trimestre.
• Cada variació comunicada ha de reflectir-se en la nòmina immediata següent.

Atenció. A l’octubre, novembre i desembre, qualsevol retard a aplicar el nou tipus es considera incompliment. És el període més vigilat per l’AEAT en matèria de retencions.

5. Per què aquesta regularització és essencial per a l’empresa

Aplicar correctament les regularitzacions evita:

• Diferències entre el retingut i el que Hisenda espera,
• Reclamacions posteriors al treballador,
• Ajustos complicats en el model 190,
• Responsabilitats accessòries per a l’empresa.

A més, una correcta regularització facilita que el treballador no es trobi amb sorpreses en la seva declaració de la renda.

Qualsevol retenció mal calculada es pot convertir en un cost reputacional i administratiu per a l’empresa, encara que no existeixi sanció directa.

La regularització de retencions no és només una obligació mecànica. Afecta la imatge de l’empresa, la planificació fiscal dels empleats i la concordança de les dades que rep Hisenda. L’últim trimestre exigeix especial atenció: d’octubre a desembre no hi ha marge, la regularització és mensual i automàtica.

Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquesta qüestió.