El tractament de les despeses d’atenció a clients en l’IRPF
La frontera entre el professional i el personal continua sent un dels terrenys més vigilats per l’Administració Tributària. Gastar per a captar o mantenir clients no garanteix, per si sol, que la despesa sigui fiscalment deduïble.
Com ja deu saber, en l’àmbit de l’IRPF el rendiment net de les activitats econòmiques es calcula atenent els ingressos obtinguts i les despeses fiscalment deduïbles. Aquesta idea, aparentment senzilla, és la que genera més conflictes en la pràctica.
La clau no està només en el fet que la despesa existeixi o estigui comptabilitzada, sinó en què respongui a una finalitat pròpia de l’activitat econòmica, és a dir, que contribueixi de manera directa o indirecta a l’obtenció d’ingressos o a la millora del resultat empresarial.
Quan aquesta finalitat no queda clara, la despesa corre el risc de ser descrita com a liberalitat o com a despesa de caràcter personal, quedant exclosa de la deducció.
- Atenció. Una despesa pot ser habitual en la pràctica empresarial i, així i tot, no resultar fiscalment deduïble.
L’exigència de necessitat i vinculació amb l’activitat
Perquè una despesa sigui deduïble en l’IRPF, no n’hi ha prou que estigui relacionada de manera genèrica amb el negoci. És necessari acreditar la seva vinculació concreta amb el desenvolupament de l’activitat econòmica.
Això afecta de manera especial les denominades despeses d’atenció a clients, representació, relacions comercials o fidelització, habituals tant en empresaris com en professionals.
L’Administració i els tribunals exigeixen que pugui identificar-se:
- La raó per la qual s’incorre en la despesa,
- La seva connexió amb l’activitat concreta desenvolupada, i
- La seva finalitat econòmica, encara que sigui indirecta o projectada a futur.
Atenció. La simple afirmació que una despesa és “comercial” no és suficient si no s’explica la seva causa.
La factura acredita la despesa, no la seva deduïbilitat
Un dels errors més comuns és confondre l’existència de la despesa amb la seva deduïbilitat fiscal.
La factura compleix una funció essencial, però no és una prova completa per si sola.
Quan la factura no permet identificar a la persona o entitat beneficiària, o no reflecteix el context professional de la despesa, s’afebleix notablement la seva defensa davant una comprovació.
En aquests casos, s’espera del contribuent una explicació addicional, coherent i documentada, que permeti entendre per què aquesta despesa forma part del procés normal d’obtenció d’ingressos.
- Atenció. La factura és necessària, però no sempre n’hi ha prou per a sostenir la deducció.
La càrrega de la prova recau en empresaris i professionals
En matèria de despeses deduïbles, el principi és clar: qui pretén deduir ha de provar. No correspon a l’Administració demostrar que la despesa és personal, sinó al contribuent acreditar que és professional.
Les al·legacions genèriques, les referències globals a l’activitat o la simple remissió a exercicis anteriors solen resultar insuficients si no s’entra al detall de cada despesa qüestionada.
La deducció no es presumeix: es construeix amb prova concreta i raonada.
El límit de l’1% no opera de manera automàtica
Hi ha una creença bastant estesa en la pràctica empresarial segons la qual les despeses d’atenció a clients, encara que generin dubtes, poden deduir-se sempre fins al límit de l’1% de l’import net del volum de negocis. Aquesta idea, còmoda, però equivocada, és una de les principals fonts de regularització en l’IRPF d’activitats econòmiques.
El límit de l’1% no actua com una deducció mínima garantida, ni com un salvavides al qual acollir-se quan falla la justificació de la despesa. Abans d’arribar a aquest percentatge, l’Administració i els tribunals exigeixen superar un pas previ que no admet dreceres: acreditar que la despesa respon a una finalitat pròpia de l’activitat econòmica.
Dit d’una altra manera, el percentatge opera únicament com un límit quantitatiu màxim, però no substitueix ni relaxa els requisits qualitatius de la despesa. Si no queda provat que la despesa s’ha fet amb l’objectiu de millorar, directament o indirecta, el resultat empresarial -sigui present sigui futur-, la deducció queda descartada per complet, fins i tot encara que l’import sigui reduït.
Aquest matís resulta especialment rellevant en despeses que es mouen en terrenys difusos: àpats, allotjaments, esdeveniments, activitats d’oci o qualsevol desemborsament que, sense una explicació clara, es pugui confondre amb un ús personal. En aquests casos, la falta de prova sobre la finalitat empresarial impedeix aplicar l’1%, en lloc de permetre una deducció parcial.
La conseqüència pràctica és clara: no n’hi ha prou que la despesa encaixi dins d’una categoria genèrica d'”atenció a clients”. És imprescindible demostrar la seva connexió real amb l’activitat, la seva coherència amb el tipus de negoci desenvolupat i la seva lògica econòmica. Només llavors entra en joc el límit percentual.
- Atenció. L’1% no corregeix una despesa mal justificada: sense finalitat empresarial acreditada, no hi ha deducció possible, ni total ni parcial.
Exercicis anteriors
Un altre aspecte rellevant és la confiança que despeses admeses en exercicis anteriors continuaran sent acceptades. En l’IRPF d’activitats econòmiques, cada exercici s’analitza de manera independent, en funció de les proves aportades en aquest any concret.
L’absència de regularització prèvia no genera un dret consolidat ni impedeix a l’Administració revisar el criteri quan aprecia falta de justificació.
Que una despesa no s’hagi qüestionat abans no significa que sigui correcta fiscalment.
La deduïbilitat de les despeses en l’IRPF exigeix avui més rigor, més explicació i més coherència que en el passat. Revisar les despeses des d’una òptica fiscal -i no sols comptable-, documentar adequadament la seva finalitat i evitar automatismes pot marcar la diferència entre una deducció pacífica i una regularització amb cost econòmic.