Verifactu i les factures manuals: el que Hisenda ha aclarit
L’Agència Tributària ha aclarit en una recent consulta vinculant com han d’aplicar-se les noves obligacions del Reial decret 1007/2023 als sistemes de facturació d’empreses i professionals. Usa fulls de càlcul, programes de text o factures manuscrites? L’AEAT ha precisat quan aquests mitjans entren o no dins del nou marc Verifactu.
En els últims mesos s’ha parlat molt del nou sistema Verifactu, el model amb el qual Hisenda busca garantir la integritat i traçabilitat de les factures emeses per empresaris i professionals. No obstant això, fins ara quedaven molts dubtes sobre la seva aplicació pràctica, especialment en casos on les factures no es generen amb un programa de gestió específic.
La Direcció General de Tributs (DGT) ha resolt recentment una consulta (V0058-25, de 3 de febrer de 2025) que resol diverses qüestions importants.
1. Quines empreses estan afectades
En primer lloc, la DGT recorda que totes les societats mercantils i els autònoms que desenvolupin activitats econòmiques tenen la condició d’empresaris a l’efecte de l’IVA, i per tant estan subjectes a les obligacions de facturació. Ara bé, només estaran obligats a complir amb el nou Reglament Verifactu aquells que emetin factures mitjançant sistemes informàtics o electrònics.
Això significa que, si una empresa emet les seves factures a mà, amb paper en blanc o preimprès, o fins i tot amb màquina d’escriure, no està obligada a adaptar-se al Reial decret 1007/2023. En canvi, si s’utilitzen programes informàtics, fulls de càlcul o processadors de text, sí que pot entendre’s que existeix un “sistema informàtic de facturació”, i per tant serà necessari complir amb les exigències del reglament.
- Atenció. Usar Excel o Word per a facturar pot considerar-se ús d’un sistema informàtic, encara que sembli un mètode manual. Convé revisar aquest punt abans que finalitzi l’any 2025.
2. Accés d’Hisenda als registres de facturació
Un altre dels dubtes era si l’Agència Tributària podria accedir directament i en remot als registres de facturació. La resposta és que sí, però amb matisos: només podrà fer-ho quan es tracti de sistemes informàtics subjectes al reglament, i sempre sota els límits de la Llei General Tributària. A més, el sistema ha de permetre que la informació fiscal estigui separada de les dades confidencials no tributàries, garantint així la protecció de la informació empresarial i personal.
- Atenció. L’AEAT pot requerir una còpia dels registres o personar-se per a verificar el sistema. Si s’utilitza un programari adaptat al model Verifactu, aquest accés ja queda cobert de manera automàtica.
3. Sistemes VERI*FACTU i signatura electrònica
Els sistemes VERI*FACTU són aquells que envien de manera automàtica i contínua a l’AEAT tots els registres de facturació. Aquests sistemes no necessiten signar electrònicament cada factura, ja que generen una “empremta digital” o hash que garanteix la seva autenticitat.
Per contra, els qui no usin Verifactu hauran de mantenir els seus sistemes signant electrònicament els registres de facturació conforme a l’article 12 del reglament.
- Atenció. La signatura electrònica és obligatòria només per als registres de facturació, no per a les factures emeses.
Volem recordar finalment, que l’article 201 bis de la Llei General Tributària qualifica d’infracció greu l’ús, tinença o comercialització de sistemes informàtics que permetin alterar registres, portar comptabilitats paral·leles o no garantir la integritat de les dades. Les multes poden ser elevades, tant per a fabricants com per a usuaris.
Es poden posar en contacte amb aquest despatx professional per qualsevol dubte o aclariment que puguin tenir sobre aquesta qüestió.