Retribuciones del socio y gastos asumidos por la empresa sin trampas pero con matices

Hay situaciones habituales en las sociedades que parecen sencillas hasta que se miran desde el prisma fiscal. Cuando un socio presta servicios a su propia empresa y esta asume determinados gastos, la calificación en el IRPF puede cambiar por completo según pequeños detalles que conviene no pasar por alto. No todo lo que cobra un socio de su sociedad tributa igual, ni todo lo que la empresa paga en su nombre queda fuera del radar de Hacienda. La reciente doctrina administrativa vuelve a recordarlo con una claridad incómoda para quien no haya afinado bien su estructura retributiva. Se lo explicamos…

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La Dirección General de Tributos (DGT), en su consulta V1796-25, vuelve a entrar en un terreno conocido pero no siempre bien interpretado: qué ocurre cuando un socio, además de ostentar un cargo societario, presta servicios reales y habituales a la empresa y percibe una remuneración por ello.

El caso analizado es el de un socio mayoritario y administrador único cuyo cargo no está retribuido, pero que desarrolla tareas ordinarias para la sociedad, cobra por ellas y, además, ve cómo la empresa asume su cuota de autónomo y determinados gastos de desplazamiento.

La clave no está tanto en la etiqueta formal, sino en cómo se articula la relación económica y qué se está pagando realmente.

1. Naturaleza de las retribuciones percibidas por el socio

La DGT parte de una distinción esencial: una cosa es el cargo de administrador y otra, distinta, el trabajo efectivo prestado a la sociedad.

Cuando las funciones desarrolladas no coinciden con las propias del órgano de administración y no se trata de actividades profesionales en sentido estricto, las cantidades percibidas se califican como rendimientos del trabajo, conforme al artículo 17.1 de la Ley del IRPF.

Da igual que no exista un contrato laboral clásico o que el socio cotice en el RETA. La calificación no depende de la Seguridad Social, sino de la naturaleza real del ingreso.

• Atención. Si se está pagando al socio por tareas operativas habituales (gestión interna, coordinación, funciones técnicas…), conviene asumir que Hacienda las tratará como rendimientos del trabajo salvo que concurran circunstancias muy específicas.

2. Retenciones aplicables a estas retribuciones

Al tratarse de rendimientos del trabajo, la sociedad está obligada a practicar retención conforme a los tipos generales previstos en el Reglamento del IRPF.

Aquí es importante no mezclar planos. Los tipos incrementados previstos para administradores solo entran en juego cuando el cargo está retribuido. Si no lo está, no procede aplicar ni el 35 % ni el 19 %, sino el tipo que resulte del cálculo ordinario.

• Atención. Aplicar un tipo incorrecto por asimilar automáticamente al socio con un administrador retribuido puede generar regularizaciones innecesarias y sanciones evitables.

3. Cuota de autónomo pagada por la sociedad

Este es uno de los puntos que más dudas generan y donde la DGT vuelve a ser clara.

Cuando la sociedad asume la cuota de autónomo del socio, está otorgando un beneficio económico personal. Por tanto, ese importe constituye retribución en especie según el artículo 42.1 de la Ley del IRPF.

Si, en lugar de pagarla directamente, la empresa entrega el importe para que sea el socio quien la abone, la calificación cambia ligeramente, pero el efecto fiscal no: pasa a ser retribución dineraria, igualmente sujeta a retención.

Eso sí, estas cuotas son gasto deducible para el socio al calcular su rendimiento neto del trabajo, con independencia de quién materialice el pago.

Asumir la cuota de autónomo « como un gasto más de la empresa » sin reflejarlo correctamente en nómina o en retenciones suele ser uno de los focos habituales de ajustes en comprobaciones.

4. Gastos de desplazamiento y gasolina

Aquí está, probablemente, el aspecto más delicado de toda la consulta.

La normativa distingue con precisión entre dietas exentas y retribuciones encubiertas, y esa frontera depende de dos elementos: la existencia de relación laboral y la forma en que se facilitan los medios.

Las dietas exentas solo operan cuando hay relación laboral y se cumplen estrictamente los requisitos reglamentarios. En el caso de socios sin vínculo laboral formal, la exención no se aplica automáticamente.

No obstante, no todo gasto genera renta. Si la sociedad pone directamente a disposición los medios necesarios -vehículo, alojamiento, desplazamientos organizados- y estos se usan exclusivamente para la actividad, no hay renta para el socio.

Distinto es el caso en que se entregan importes a tanto alzado o se reembolsan gastos sin control efectivo. En ese escenario, las cantidades pasan a considerarse rendimientos dinerarios, sujetos a retención, exactamente igual que el resto de la retribución.

Reembolsar gasolina « por costumbre » o sin trazabilidad clara suele convertir un gasto necesario en una renta gravable sin que nadie sea consciente hasta que llega la comprobación.

5. Una conclusión que conviene no simplificar

La doctrina administrativa no introduce grandes novedades, pero sí refuerza una idea que conviene interiorizar: no es lo mismo pagar gastos que retribuir servicios, aunque el dinero salga de la misma cuenta.

La calificación correcta de cada concepto -salario, retribución en especie, gasto necesario- es lo que permite cumplir correctamente con el IRPF y evitar ajustes posteriores que siempre llegan en el peor momento.

• Atención. Cuando un socio trabaja para su sociedad, la improvisación fiscal suele salir cara. Revisar la estructura retributiva antes de que lo haga Hacienda sigue siendo la opción más sensata.